利用されるユーザを追加します。
ユーザを追加するに当たって下記の情報は必須です。

• 姓
• 別名　(姓を入力すると自動で入りますが必要に応じて編集下さい)
• 電子メール
• ユーザ名　(電子メールと同じにすることをお薦めします)
• ロール
• プロファイル
• ユーザライセンス(Platform Edition採用の場合のみ)

ロール、プロファイルについて不明な場合はリンクをクリックしご確認下さい。

ユーザを追加するとその方に電子メールで、ユーザ名とパスワードが案内されますので、
事前にユーザの皆様へお知らせ下さい。

設定＞管理者設定＞ユーザの管理＞ユーザの"新規ユーザ"ボタンより追加下さい。

Salesforceのワークフロー機能は御社のビジネスプロセスを効率的にサポートします。

• すべてのビジネスプロセスを自動化
• ビジネス全体の運営をさらに効率化
• コンプライアンスと応答時間の向上
• リアルタイムのアウトバウンドメッセージ送信で複数のシステムを統合　

　
　
　

　機能詳細

• 承認プロセスの自動化: 1 つ以上のステップを含む多様な承認プロセスを構築できます。それにより、売上値引申請、商談完了承認、経費報告、休暇申請など、社内のほぼすべての業務が自動化されます。

• 項目の自動更新: ワークフロートリガの結果として項目 (所有者の項目やレコードタイプの項目など) の値を自動的に変更できます。Apex 数式言語を使用して、計算結果を項目の値に更新することも可能です。

• ワークフローアクションでアウトバウンド SOAP メッセージを送信: カスタマイズ可能な XML メッセージを任意の Web リスナーに送信できます。これにより Salesforce で更新されたレコードの情報を、ほぼリアルタイムで外部システムに通知・反映することが可能になります。

• 条件の機能強化: ワークフロールール作成時にレポートと同様の高度な "OR" 条件、「翌 25 日間」 や「先週」 などの日付項目の特別値が利用でき、またユーザオブジェクトの標準項目とカスタム項目も使用できます。

• ワークフロールールの上限値の増加: 各オブジェクトごとに最大 300 個のワークフロールールを作成できます。

Salesforceの承認、ワークフローの機能を利用し、下記の様な申請業務などに利用していただくことが可能です。

・有給休暇申請
・経費申請
・商談の値引申請
・採用候補者の管理
など

上記例の詳しい設定についてPDFをダウンロードしご覧下さい。

Salesforceの承認プロセス　活用例のご紹介　(PDF)

活動管理は、CRM の中心的な構成要素の 1 つです。
活動管理により、組織では、顧客とのさまざまなやり取りを管理し、
顧客に関するあらゆる情報を包括的に把握することができるようになります。

(ダウンロード: PowerPoint)

このプロセスマップでは、以下の 3 つの基本的な質問に対する回答をご確認いただけます。
これは、管理部門、営業部門、サポート部門のいずれでも役に立ちます。 

• 顧客からの電話を受けた場合にはどうすればよいのか？ 
• 顧客から電子メールが送られてきた場合にはどうすればよいのか？ 
• ToDo と活動をどのように管理すればよいのか？

　これらは、あらゆる業務の基盤となる事項です。Salesforce 内に必要な情報があることを理解した担当者は、Salesforce にログインしてその情報を常に最新の状態に維持するようになります。
Salesforce 内の情報が常に最新の状態に維持されるようになれば、マネージャはレポートとダッシュボードを実行して、ビジネスの状況を的確に把握できるようになります。
情報が信頼できると判断したマネージャは、Salesforce アプリケーションの運用に積極的に取り組むようになります。これにより、エンドユーザとマネージャの双方のレベルで Salesforce の利用が動機付けられ、
組織での Salesforce の使用率が自然と向上していくようになります。

　Salesforce 導入において、セールスフォース・ドットコムのプロフェッショナルサービスチームによる導入支援サービスをご利用いただくことができます。プロフェッショナルサービスは、入念な業務プロセスのレビューを行い、お客様の組織内のキーパーソンへのインタビューを実施した後に、Salesforce を組織のビジネス要件に対応させるための最適な提案をいたします。
　
サービスを利用せず、組織内のスタッフで導入を行う場合には、プロジェクトチームを編成して、セールスフォース・ドットコムのプロフェッショナルサービスチームと同様の作業を行うようにします。下記のリンクからビジネスプロセスレビューワークシートをダウンロードし、すべての項目について検討するようにしてください。 

この作業により、組織内のあらゆるシステム要件を明確にすることができます。得られた結果には優先順位を付け、フェーズごとにグループ化します。最初のフェーズでは、プロジェクトのタイムラインと予算の制約を考慮したうえで、最も緊急度の高いニーズに取り組みます。 

ダウンロード

• ビジネスプロセスレビューのためのワークシート (Word)

Salesforce 導入の最初のステップは、プロジェクトチームのメンバーを招集して、キックオフミーティングを開催することです。

キックオフミーティングでは、メンバーの紹介、プロジェクトの対象範囲と成果物の確認、目的と主要成功要因の検討、各メンバーの役割と責務の定義、プロジェクトのタイムラインの設定などを行います。

論点を整理し、導入の大まかな方向性を示すために、事前にプレゼンテーション資料を作成しておくとよいでしょう。 

このミーティングでは、以下の事項を決定する必要があります。

• マイルストーンを設定したプロジェクトのタイムライン
• プロジェクトメンバーの役割の定義
• エンドユーザの利用を推進するためのコミュニケーション/トレーニング計画

理想的なSalesforce管理者とは　(PDF)

プロジェクトメンバーの役割の定義　(WORD)

Salesforce の導入を成功に導くには、データの信頼性の確保が重要な課題となります。

ここでは、データクオリティを維持するためのベストプラクティスについて解説します。

標準化された命名規則を使用する
　Salesforce を導入する前に、会社名と住所情報の入力に関して標準化された命名規則を定義しておくことをお勧めします。
たとえば、住所情報で「東京都」、「東京」、「TOKYO」という複数の表記が混在したり、社名で「ABC」、「ABC株式会社」という表記が混在することのないように、使用する表記をあらかじめ決めておきます。 
大企業では、部門と子会社という事業体を擁していることがあり、しばしばその区分がわかりづらく混乱を招くことがありますので、部門と子会社を明確に区分することもお勧めします。命名規則を定義し、取引先レコードの二重登録を防ぐことが重要です。
　お客様の組織で実際に二重登録など問題が生じている場合には、AppExchangeパートナーのLBC targeting for AppExchangeなどのソリューションの導入を検討します。これらのソリューションは、詳細な情報ベースに基づき、複雑な企業情報の管理を支援します。

リード、取引先責任者の二重登録を回避する
　データの二重登録は、Web サイトからの取り込み、一覧表などのソースからインポートを行った場合にも、手動で入力を行った場合にも起こりうる問題です。
これは、ユーザが検索機能を使用して重複登録を回避する方法を身に付けることによっても、問題は軽減されます。状況によってさまざまなやり方が考えられますが、多くの場合、電子メールアドレスの末尾 (例:「acme.com」など) をキーワードに使用して検索を実行するとよいでしょう。これにより、同じ取引先に関連付けられている取引先責任者を一度に確認することができます。

データ品質に関するダッシュボードを活用する
　データ品質に関するダッシュボードを使用すると、空白のままになっている項目を確認することができます。たとえば、主要な競合他社が指定されずに登録されたレコードの件数を示すダッシュボードを作成することなどができます。期限切れの ToDo やレコードの最終更新日などを確認することもできます。

無料の AppExchange アプリケーションを活用する
　AppExchange には、データ品質の向上のために使用できる無料のツールが数多く用意されています。たとえば、最も広く使用されているツールの 1 つに、Excel Connector があります。このツールを使用すると、Salesforce から Excel にデータを抽出して更新し、それを再び Salesforce に戻すことができます。ほかにも、住所一括変更、商談一括更新 2.0.0などの一括タスクを実行するシンプルなコンポーネントをご用意しております。

＜ご参考資料＞

データ品質を高める6つのステップ（PDF)

データ品質管理のベストプラクティス(PDF/3MB)

　Salesforce のユーザへの展開は、アプリケーションをユーザに公開したらそこで完了するというものではありません。
　成功したCRMとなるためには、CRMの価値をあなたの組織の企業文化として十分に浸透させる必要があります。
ここでは、ユーザへの浸透を高めるためのベストプラクティスをご紹介します。
 

経営層の立場から Salesforce 導入の重要性を伝える
　CRMの導入が失敗する理由で最も多いのは、経営陣による支援が不足している場合です。Salesforce 導入にあたっては、担当役員のレベルで、Salesforce が企業の戦略においてきわめて重要な役割を果たすことを折に触れて伝え、Salesforce の積極的な利用を推進する必要があります。全社会議で発言したり、ニュースレターにメッセージを寄せたり、あるいは利用に消極的な社員に直接働きかけたりすることによって、導入への障壁を取り除いていくことができます。

利用ユーザからのフィードバックを収集する
　Salesforce についてのユーザ教育を行う際に、変更してほしい点はないか質問してみましょう。多くの場合、「使っていない項目がある」、「ページレイアウトの構成がわかりづらい」、「用語の意味が不明」などの意見が寄せられます。すぐに対応が可能な場合は、ユーザの目の前で設定を変更しましょう。これにより、Salesforce が非常に柔軟性の高いアプリケーションであることを証明できます。

顧客担当レベルでのメリットを伝える
　Salesforceの導入では、重要な営業資料を [ドキュメント] タブにまとめる、リードを Web サイトから Salesforce に直接取り込むなどがありますが、顧客と直接やり取りを行う営業やサポート担当者と管理職の立場の双方にとってメリットとなるような方法を常に探るようにします。担当者が「Salesforce は管理職のためのツールで、自分たちの業務を楽にしてくれるものではない」と思いこんでしまうと、それは導入にとって大きな障壁となります。

部門会議でダッシュボードを使用する
　あなたが Salesforce を使いこなしている様子をチームメンバーに示すことにより、利用率が大幅に向上するきっかけを作ることができます。部門会議で、自分が Salesforce のダッシュボードを活用していることを紹介しましょう。タイミングを見て詳細をドリルダウンしてみせ、情報の精度を伝えます。ダッシュボードに表示されないデータについては、Salesforce に入力していないために表示されないことを伝えます。

報奨を設定する
さまざまなやり方考えられますが、よく使用されるのは、Salesforce で商談を作成したらコミッションなどの報奨を支払うという方法です。Salesforce のダッシュボードで成果が認められた場合に報奨を設定するという方法もあります。

ダッシュボードを活用して利用状況を追跡する
　AppExchange には、利用状況追跡機能を備えたダッシュボードが複数用意されており、わずか数分でインストールできます。これらのダッシュボードでは、ログイン履歴やユーザが追加したレコードの確認が可能です。たとえば、何日にもわたって Salesforce にログインしていない問題ユーザを発見し、コンプライアンスを徹底させることなどができます。そのほか、必須項目への入力を行っていないユーザを特定する設定を定義して、データ品質の向上を図ることなどもできます。

関連リソース

• Salesforce導入成功のための 10 のヒント (PPT)

• Salesforce導入成功のための 10 のヒント - チェックリスト　(WORD)

ビジネスは絶え間なく変化し続けます。
経営陣の交代、新しいプロセスの導入、テリトリーの再編成、新しいテクノロジの導入などのさまざまな変化に応じて、Salesforce の設定見直しを行う必要があります。

Salesforce の管理者は、変更要求の確認、優先順位の評価、リソースの割り当て、変更の実施という一連の変更プロセスを遂行します。

設定変更のニーズは、具体的な要求が挙げられる前に特定できることもありますが、事後的な対応となる場合もあります。理想的な管理者は、リリースノートを確認し、オンラインコミュニティに参加して、自身の組織の導入要件に関連する機能とベストプラクティスの把握に努め、Salesforce の更新を適切に実行します。また、ユーザからの意見を直接ヒアリングし、ユーザが現在の業務で直面している問題を掌握します。なお、大規模な導入環境では、日々提出される変更要求を管理する方法を確立する必要もあります。この場合、Web-to-ケースフォームを作成して、ホームページやイントラネットにリンクを追加や、アイデアタブで社内のアイデアを収集するという対処法があります。これにより、ユーザに対して要求を提出する確実な方法を提供できます。

変更のアイデアや要望が次々と上げられてくる場合は、変更管理委員会を設置して、週単位や月単位で定期的なミーティングを開催し、変更に優先順位を付けて担当を割り当て、実行に移します。変更要求には次のようなものがあります。 

• 新機能の導入
• カスタム項目の追加やページレイアウトの変更
• ワークフロールールの調整
• カスタムオブジェクトの追加
• AppExchange アプリケーションのインストール
• レポート/ダッシュボードの変更
• 統合を目的とした API の利用 

変更管理委員会は、それぞれの要求について、業務への影響を確認し、業務の混乱を最小限に抑える方法を検討します。変更が承認されたら、リソースを割り当てて実行に移します。項目追加などの小さな変更の場合は、通常すぐに実行できます。新たなトレーニングが必要となるような大きな変更の場合は、月ベースまたは四半期ベースのスケジュールで実行することをお勧めします。特定の変更に関連して新たな要求が生じることが予想される場合には、電子メールやミーティングなどを利用してあらかじめフォローを行うことで、変更が実行に移された後で追加要求が発生する事態を回避できます。

定式化された変更管理プロセスを運用することで、改善を重ねながら Salesforce の利用率を高めていくことが可能になります。